DOVISTA A/S’ meddelelse om behandling af personoplysninger

Alle virksomheder i DOVISTA Gruppen respekterer og beskytter dit privatliv. Denne meddelelse om behandling af personoplysninger ("Meddelelse om behandling af personoplysninger") gælder for alle nuværende og tidligere DOVISTA-medarbejdere, midlertidigt ansatte og entreprenører, bestyrelsesmedlemmer og eksterne konsulenter og forklarer, hvorfor og hvordan vi som arbejdsgiver behandler personoplysninger om dig, og hvad dine rettigheder er. Vi forklarer også, hvordan vi opbevarer dine personoplysninger sikkert.

DOVISTA Gruppen består af flere forskellige juridiske enheder spredt rundt omkring i Europa og Kina. De personoplysninger, vi behandler om dig, vil variere afhængigt af din geografiske placering, dit specifikke jobansvar og dine personlige forhold. Desuden vil de være underlagt databeskyttelseslovgivningen og de juridiske bestemmelser i det specifikke land, hvor du er ansat.

Den dataansvarlige for dine personoplysninger er

DOVISTA A/S
Bygholm Søpark 21 D
8700 Horsens
CVR-nr.: 21147583


Denne DOVISTA-meddelelse om beskyttelse af personlige oplysninger for medarbejdere er i overensstemmelse med EU's generelle forordning om databeskyttelse 2016/679 ("GDPR").


Særlige bestemmelser

Denne meddelelse om beskyttelse af personlige oplysninger for medarbejdere skal læses sammen med vores koncernpolitikker, der findes på Daylight.

I specifikke situationer gælder andre meddelelser eller supplerer denne meddelelse om beskyttelse af personlige oplysninger for medarbejdere:

  • Når du bruger vores hjemmeside, supplerer meddelelsen om cookies denne meddelelse om beskyttelse af personlige oplysninger for medarbejdere.

  • Ved indberetning via whistleblowersystemet gælder DOVISTA’s whistleblowerpolitik

Hvis du har spørgsmål om, hvordan vi behandler dine personlige data, bedes du kontakte os på privacy@dovista.com
 eller din lokale People & Culture-afdeling.


Hvad er personoplysninger?

Udtrykket "personoplysninger" henviser til oplysninger om en identificeret eller identificerbar person, enten direkte fra oplysningerne selv eller ved at kombinere dem med andre data, hvilket fører til identifikation af personen.


Hvorfor behandler vi personoplysninger, og hvad er det lovlige grundlag for indsamlingen?

Under din ansættelse hos DOVISTA indsamler, behandler og opbevarer vi personoplysninger om dig med det formål at administrere ansættelsesforholdet og til andre legitime forretningsformål.

Vi behandler personoplysninger baseret på forskellige retsgrundlag som anført nedenfor.

Samtykke (GDPR art. 6 (1)(a))
Hvis vi behandler dine personoplysninger med samtykke, gør vi det i tilfælde, hvor det ikke er muligt at påberåbe sig andre retsgrundlag. Vi kan f.eks. bede om dit samtykke til at deltage i intern kommunikation.

Opfyldelse af en kontrakt (GDPR art. 6(1)(b))
Vi behandler de personoplysninger, der er nødvendige for at udføre eller opfylde de kontraktlige forpligtelser, vi har med dig. For eksempel når vi indgår en ansættelsesaftale med dig.

Overholdelse af juridiske forpligtelser (GDPR art. 6(1)(c))
Vi behandler dine personoplysninger for at opfylde vores juridiske forpligtelser som arbejdsgivere. For eksempel når vi deler dine personoplysninger med skattemyndighederne.

Beskyttelse af vitale interesser (GDPR art. 6(1)(d))
Når det er nødvendigt at behandle dine personoplysninger for at beskytte enten dine eller en anden persons vitale interesser, er vitale interesser vores retsgrundlag. For eksempel når vi deler dine personoplysninger i tilfælde af en nødsituation.

Berettiget interesse (GDPR art. 6(1)(f))
Giver mulighed for at behandle personoplysninger, hvis det er nødvendigt for en legitim interesse, medmindre den registreredes rettigheder vejer tungere. Dette grundlag bruges bl.a. til IT-sikkerhed og intern administration.

Særlige kategorier - GDPR art. 9, stk. 2, litra a) til j), og artikel 10
Særlige/følsomme personoplysninger som f.eks. helbred, etnicitet og fagforeningsmedlemskab er en særlig kategori af data. Vi behandler kun særlige kategorier af data, hvis vi har en specifik grund med et lovligt grundlag til at gøre det, f.eks. vores forpligtelser i forbindelse med ansættelse og beskyttelse af dine grundlæggende rettigheder.


De typer af personoplysninger, vi behandler

Følgende er de vigtigste typer af personoplysninger, der indsamles af DOVISTA A/S, sammen med hovedformålet og det juridiske grundlag for indsamling af personoplysningerne:

Aktivitet

Typer af personoplysninger, vi indsamler

(til illustrationsformål)

Formål

Juridisk grundlag

Opholds- og arbejdstilladelse

Pasoplysninger, arbejds- og opholdstilladelse. Yderligere oplysninger kan blive behandlet i tilfælde af udstationeringsaftaler eller mobilitetssager.

Hvis du på grund af dit statsborgerskab har brug for en arbejds- og opholdstilladelse for at kunne arbejde lovligt i arbejdslandet, behandler vi disse oplysninger for at kunne overholde juridiske forpligtelser.

GDPR-artikel 6, stk. 1, litra c)

Generel medarbejderadministration

Personlige oplysninger som navn, køn, sprog, fødselsdato, kørekort og andre identifikatorer.

 

Kontaktoplysninger som privatadresse, telefonnummer, e-mailadresse, nødkontakter (f.eks. nærmeste pårørende).

 

Medarbejderoplysninger såsom jobtitel, kontorsted, ansættelses- og opsigelsesdatoer, syge- og ferieregistreringer, fordele, pensionsoplysninger, udgifts- og refusionskrav, registrering af arbejdstimer, fraværsregistreringer, barsels-, fædre- og forældreorlov, ferie og feriedage, anmodninger og godkendelser, kommunikation under arbejdet eller via vores platforme, HR- og lederkommunikation, vurderinger, forretningsrejseoplysninger, undersøgelser og analyser, kompetenceprofil, præstationer, forfremmelses- og degraderingsoplysninger, sikkerhedsgodkendelser, fører-/gaffeltruckkørekort eller andre relevante certifikater og kvalifikationer.

 

Nationale identifikatorer som CPR-nummer og statsborgerskab.

 

Økonomiske oplysninger som kontonummer, skatteoplysninger, lønoplysninger, bonusser, firma- og bilgodtgørelser, pensionsordning, pensionsforsikringsselskab.

 

Vi behandler disse personoplysninger for at sikre, at vi opfylder vores forpligtelser over for dig i henhold til ansættelseskontrakten, den gældende kollektive overenskomst og den lovgivning, vi er forpligtet til at overholde, samt generel administration af vores forhold til dig for at sikre effektiv drift, planlægning af arbejdsstyrken og karriereudvikling.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

GDPR-artikel 6, stk. 1, litra b)

GDPR-artikel 6, stk. 1, litra c)
GDPR-artikel 6, stk. 1, litra f)

Data om dit helbred

Oplysninger om sygefraværssamtaler, lægeerklæringer, erklæringer om arbejdsdygtighed og anden dokumentation i forbindelse med sygdom.

 

 

 

Data om nærmeste pårørende; navne, telefonnumre osv.

 

Enhver behandling af personoplysninger om dit helbred sker for at overholde de forpligtelser m.v., der enten følger eller udspringer af lovgivningen og/eller af vores øvrige arbejdsretlige forpligtelser.

 

Hvis du bliver syg eller lignende, mens du er på arbejde, og det er nødvendigt at kontakte dine pårørende, vil vi gøre det på baggrund af vores legitime interesse.

 

GDPR-artikel 9, stk. 2, litra c) og h) i kombination med artikel 6, stk. 1, litra c) og f), og national lovgivning

Arbejdsskader og hændelser

CPR-nummer, ansættelse og ansættelsessted, herunder ansættelsesdato, årsindkomst, stillingsbetegnelse, fraværsdage, oplysninger om den skade, du har lidt. Oplysninger om din skade kan indebære videregivelse af oplysninger om dit helbred

 

Hændelser som arbejdsulykker, nærved-ulykker, psykosociale hændelser, stress og/eller chikane kan indebære behandling af detaljer om hændelsen og dens indvirkning på dig.

 

Hvis du kommer ud for en arbejdsskade, er vi forpligtet til at dokumentere skaden med henblik på anmeldelse til myndighederne.

 

Behandlingen er nødvendig for, at vi kan overholde en forpligtelse i henhold til anden lovgivning m.v., eller for at forfølge en legitim interesse, der følger af anden lovgivning m.v.

 

 

 

GDPR-artikel 9, stk. 2, litra c) og h) i kombination med artikel 6, stk. 1, litra c) og f), og national lovgivning

Velgørende projekter og priser osv.

 

Navn, e-mail, jobtitel osv., muligvis følsomme data.

 

Hvis medarbejdere er involveret i velgørenhedsprojekter, der støttes af DOVISTA, behandler vi personoplysninger i den forbindelse.

 

Vi behandler personoplysninger for at kunne uddele Villum Kann Rasmussen-prisen til medarbejdere, der har ydet et særligt bidrag til at understøtte DOVISTA Groups Model Company Objective.

 

Når medarbejdere ansøger om tilskud fra VKR Medarbejderfond, behandles desuden følsomme data, hvis de deles af medarbejderen.

 

 

GDPR-artikel 6 (1) (f)

Fotos, optagelser osv.

Foto-, video- og stemmeoptagelser af dig.

 

 

 

 

ID-kort:

Alle medarbejdere får udstedt et ID-kort med deres foto. Disse fotos uploades til forskellige DOVISTA-IT-systemer (intranet, HR-systemer osv.). Behandlingen af dit foto på ID-kortet er nødvendig for, at vi kan forfølge den legitime interesse i forbindelse med identifikation af dig som en del af vores sikkerhedsopsætning.

 

Begivenheder i virksomheden:

Vi kan offentliggøre fotos eller videooptagelser fra et firmaarrangement - hvor du måske optræder - internt, f.eks. på intranettet, i perioden efter arrangementet.

I disse tilfælde forfølger vi vores legitime interesse i at dele sådanne oplysninger med andre medarbejdere i DOVISTA A/S for at fremme sociale arrangementer og for at andre medarbejdere kan lære deres kolleger at kende.

 

Markedsføring og sociale medier:

Afhængigt af din position kan vi vise dit foto eller din videosekvens på vores hjemmeside til samarbejdsformål med kunder og andre partnere. Derudover kan vi bruge dit foto eller din video af dig i vores markedsføringsmateriale på vores sociale medier.

GDPR-artikel 6, stk. 1, litra a), b) og f)

Logning og overvågning

Såsom IP-adresser, brug af faciliteter, logfiler, loginoplysninger, besøgte websteder, it-hændelser, historik, e-mails sendt og modtaget ved hjælp af DOVISTA-virksomhedens platforme.

 

Vi logger oplysninger om din brug af adgangskort til vores bygninger m.m. af sikkerhedsmæssige årsager og for at kunne foretage yderligere undersøgelser i tilfælde af mistanke om misbrug, herunder ulovlig adfærd i strid med vores interne retningslinjer, tyveri eller hærværk

 

Af hensyn til overholdelse, sikkerhed og netværksvedligeholdelse kan autoriserede personer i DOVISTA A/S og betroede tredjeparter til enhver tid overvåge udstyr, systemer og netværkstrafik.

Det betyder, at al kommunikation, der oprettes, modtages eller sendes via DOVISTA A/S’ IT-udstyr og netværksressourcer til ethvert formål, kan være genstand for aflytning og gennemgang.

 

DOVISTA A/S forbeholder sig ret til at måle ydeevnen for it-udstyr, it-systemer og de oplysninger, der behandles eller lagres i alle virksomheder i DOVISTA-Gruppen med henblik på at optimere udnyttelsen. Adgang til personoplysninger genereret af performance management-værktøjer er begrænset til autoriserede medarbejdere og i henhold til en foruddefineret proces.

 

Enhver målrettet overvågning af medarbejdere vil kun finde sted i forbindelse med vores disciplinære procedurer; kun hvis det er lovligt tilladt, tjener operationelle formål, ikke er stødende og står i rimeligt forhold til formålet.

GDPR-artikel 6, stk. 1, litra f)

TV-overvågning (CCTV)

"Live stream" eller videooptagelser af dig.

Vi har sat skilte op de steder, hvor vi har installeret tv-overvågning/kameraer. Formålet med tv-overvågningen er at forebygge og opklare lovovertrædelser, hvilket er den legitime interesse, vi forfølger ved at bruge tv-overvågning.

 

 

GDPR-artikel 6, stk. 1, litra f)

Compliance, herunder antikorruption, whistleblower-system og sanktionskontrol

Alle typer af personlige data.

Vi kan indsamle personoplysninger for at overholde loven, en domstols eller myndigheds afgørelse og/eller for at videregive oplysninger til relevante offentlige myndigheder som påkrævet eller tilladt ved lov.

GDPR-artikel 6, stk. 1, litra c)

Opsigelse af ansættelse

 

Såsom opsigelse, afskedigelse eller kortvarig afskedigelse og relevante spørgsmål i forbindelse hermed, f.eks. årsagen til, at du ikke længere er eller ikke længere vil være ansat hos os.

 

Hvis din ansættelse ophører som følge af en strafbar handling, kan vi behandle følsomme/særlige personoplysninger i den forbindelse.

Behandlingen er nødvendig for, at vi kan forfølge vores legitime interesser, f.eks. for at vi kan tage skridt, der fører til afskedigelse, eller for at angive årsagen til afskedigelsen. Det kan også være nødvendigt for at etablere, udøve eller forsvare et retskrav.

 

 

GDPR-artikel 6, stk. 1, litra f), artikel 9, stk. 2, litra f), artikel 10

 

Hvordan indsamler vi dine persondata

Vi indsamler persondata fra forskellige kilder som anført nedenfor.

Direkte fra dig

I de fleste tilfælde indsamler vi personoplysninger direkte fra dig, f.eks. når du indgår en ansættelsesaftale med os, eller når du giver os oplysningerne direkte.


Fra tredjeparter som myndigheder og organisationer

Vi kan modtage dine personoplysninger fra f.eks. offentlige myndigheder i forbindelse med skattebetalinger, sygdom, barsel osv. Disse personoplysninger vil blive behandlet som påkrævet ved lov for at opfylde vores juridiske forpligtelser, administrere din ansættelse og sikre sikkerheden på arbejdspladsen.


Fra medarbejdere

Vi kan indsamle dine personoplysninger fra medarbejdere, f.eks. hvis du er involveret i en nærved-ulykke eller en ulykke, eller hvis du er genstand for en whistleblowersag.


Hvor længe opbevarer vi dine personlige data?

Vi opbevarer kun dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt til de formål, der er beskrevet i denne meddelelse om beskyttelse af personoplysninger for medarbejdere, eller som fastsat i gældende lovgivning. Det betyder, at opbevaringsperioderne vil variere alt efter oplysningernes type og det formål, som vi indsamlede personoplysningerne til.

Eksempler på opbevaringstid:

  • Personoplysninger opbevares, så længe du er ansat hos os, eller så længe det er lovligt.

  • For at overholde regler såsom skatte- og regnskabslovgivning opbevarer vi personoplysningerne i overensstemmelse med de juridiske krav, som vi er forpligtet til at følge.
  • TV-overvågningsoptagelser (CCTV) slettes efter 30 dage, medmindre oplysningerne er en del af eller vil blive brugt i en specifik sag eller tvist.
  • Personoplysninger, der behandles på baggrund af dit samtykke, opbevares, indtil dit samtykke tilbagekaldes, eller vi beslutter at slette dine oplysninger - senest ved afslutningen af din ansættelse.

Hvem deler vi dine personoplysninger med?

Lejlighedsvis kan vi videregive dine personoplysninger til myndigheder og andre organisationer, men udelukkende under legitime og nødvendige omstændigheder, eller når vi har et juridisk grundlag eller grundlag for at gøre det. Eksempler på dette kunne være:

  • Andre juridiske enheder i DOVISTA-koncernen, herunder VKR Holding A/S

  • Forretningspartnere, såsom banker, pensionsadministratorer og forsikringsudbydere
  • Offentlige myndigheder som kommuner og skattemyndigheder
  • I forbindelse med udførelsen af vores forretningsaktiviteter kan dine personoplysninger blive videregivet til eksterne leverandører, herunder selvstændige dataansvarlige og databehandler såsom systemleverandører.

Vores virksomhed er en del af DOVISTA-Gruppen, som opererer globalt. Vi deler dine personlige oplysninger inden for DOVISTA-Gruppen, men kun hvis det er nødvendigt for at opfylde det formål, som vi behandler dine personlige oplysninger til. Alle juridiske enheder i DOVISTA-Gruppen har indgået en koncernintern databehandlingsaftale og/eller en fælles aftale, hvor alle følger de samme procedurer ved behandling af personoplysninger og sikrer, at det samme sikkerhedsniveau opretholdes i hele koncernen.

Vi kan dele dine personoplysninger med udvalgte tredjeparter, herunder, men ikke begrænset til:

  • Teknologileverandører, f.eks. analyse-, sporingsteknologier, målretnings- og re-targeting-teknologier og søgemaskineudbydere, der hjælper os med at forbedre og optimere vores platforme, samt virksomheder, der giver os websidesupport og -hosting.

  • Sociale netværkssider som Facebook, Instagram og LinkedIn, hvis det er nødvendigt, når de behandles til markedsføringsformål og baseret på dit samtykke.
  • Med andre parter for at sikre vores medarbejderes sikkerhed, for at beskytte vores rettigheder og ejendom, for at overholde juridiske processer eller i andre tilfælde, hvis vi i god tro mener, at videregivelse er påkrævet i henhold til loven.

Når vi samarbejder med eksterne tjenesteudbydere, indgår vi en databehandleraftale, hvis det er relevant. Disse tjenesteudbydere må ikke bruge dine personoplysninger til andre formål end de, vi har anmodet om, eller som kræves i henhold til loven


Overførsel til tredjelande/lande uden for EU/EØS

Vi deler dine personoplysninger inden for DOVISTA-gruppen, hvis det er nødvendigt for at opfylde det formål, hvortil vi behandler dine personoplysninger. Vi engagerer tjenesteudbydere uden for EU/EØS, hvilket fører til overførsel af dine personoplysninger til lande som Schweiz, Det Forenede Kongerige Storbritannien og Nordirland og USA. Medmindre andet er meddelt, er enhver overførsel af dine personoplysninger fra EU/EØS til parter uden for EU/EØS baseret på beslutninger om tilstrækkelighed, reguleret af EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser eller i overensstemmelse med relevante overførselsgrundlag. En kopi af disse standardkontrakter er tilgængelige ved at kontakte privacy@dovista.com

Internationale overførsler af dine personoplysninger uden for EU/EØS vil følge passende internationale dataoverførselsmekanismer og sikkerhedsforanstaltninger.


Datasikkerhed

Sikkerheden, integriteten og fortroligheden af dine personlige data er vigtig for os. Vi har implementeret tekniske, administrative og fysiske sikkerhedsforanstaltninger, der er designet til at beskytte dine personlige data mod uautoriseret adgang, videregivelse, brug og ændring. Fra tid til anden gennemgår vi vores sikkerhedsprocedurer for at overveje passende nye teknologier og metoder. Vær opmærksom på, at ingen sikkerhedsforanstaltninger er perfekte eller uigennemtrængelige på trods af vores bedste indsats.


Dine rettigheder til privatlivets fred

GDPR giver dig som den registrerede nedenstående rettigheder i forhold til de personoplysninger, vi behandler om dig.

Dine rettigheder

Juridisk grundlag

Uddybning

Adgang til dine personoplysninger

GDPR-artikel 15

Du har ret til at anmode om oplysninger om, hvorvidt DOVISTA A/S behandler personoplysninger om dig, og hvis det er tilfældet, har du ret til at anmode om en kopi af de personoplysninger, vi har behandlet. Der er nogle undtagelser, som betyder, at du måske ikke altid modtager alle de personoplysninger, vi behandler.

Anmod om berigtigelse

GDPR-artikel 16

Du har til enhver tid ret til at anmode om berigtigelse af eventuelle ukorrekte eller ufuldstændige personoplysninger, som vi måtte behandle om dig.

Anmodning om sletning

GDPR-artikel 17

Du har ret til at anmode om sletning af dine personoplysninger afhængigt af behandlingsaktiviteten og under visse omstændigheder, før vi normalt ville være forpligtet til at ophøre med behandlingen.

Anmodning om begrænsning af behandling

GDPR-artikel 18

Du har ret til at anmode om begrænsning af behandlingen, hvilket betyder, at du kan anmode om, at DOVISTA A/S begrænser brugen af dine personoplysninger under visse omstændigheder.

Træk dit samtykke tilbage

GDPR-artikel 7

Hvis behandlingen af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage ved at kontakte privacy@dovista.com. Dette vil ikke påvirke vores ret til at behandle personoplysninger, der er indhentet før tilbagetrækningen af dit samtykke, eller vores ret til at fortsætte dele af behandlingen baseret på andre retsgrundlag end dit samtykke.

Dataportabilitet

GDPR-artikel 20

Under visse betingelser har du ret til at modtage de personoplysninger, du har givet os, i et maskinlæsbart format, hvis behandlingen er baseret på dit samtykke eller en kontrakt og personoplysninger behandles automatisk.

Ret til at kontrollere digital arv

GDPR-artikel 15 + 17

Du kan give instruktioner i forhold til opbevaring, kommunikation eller sletning af dine personlige data efter din død ved at kontakte os. Bemærk dog, at vi måske ikke altid er i stand til at overholde dine instruktioner, hvor vi har en juridisk forpligtelse til at opbevare dine oplysninger, eller hvor vi kan påvise overbevisende legitime interesser i at behandle dine oplysninger.

Ret til at gøre indsigelse

GDPR-artikel 21

Hvis du ikke er tilfreds med, hvordan vi behandler personoplysninger i DOVISTA A/S, kan du sende dine indsigelser til privacy@dovista.com. Hvis der indgives en klage, skal klagerens navn og kontaktoplysninger oplyses til DOVISTA A/S.

Hvis du har spørgsmål om de specifikke personoplysninger, vi behandler eller opbevarer om dig, eller hvis du ønsker at udøve dine rettigheder, bedes du kontakte privacy@dovista.com. Vi besvarer din anmodning om at udøve en af dine rettigheder inden for en måned, men vi har ret til at forlænge denne periode med to måneder. Hvis vi forlænger svarperioden, vil vi informere dig inden for en måned efter din anmodning.

Hvis du mener, at vi ikke har behandlet dine personoplysninger eller rettigheder tilfredsstillende, kan du indgive en klage til Datatilsynet. Du kan finde mere information om, hvordan du indgiver en klage, på deres hjemmeside datatilsynet.dk/borger/klage.

 

Ændringer af denne Meddelelse om behandling af personoplysninger


Fra tid til anden kan vi ændre denne 'Meddelelse om behandling af personoplysninger' for medarbejdere for at imødekomme nye teknologier, branchepraksis, lovkrav eller andre forhold. Den til enhver tid gældende version vil være tilgængelig online via vores digitale platforme. Vi anbefaler derfor, at du regelmæssigt læser den opdaterede meddelelse for at holde dig informeret om, hvordan vi behandler dine personoplysninger.

Denne Meddelelse om behandling af personoplysninger for medarbejdere blev sidst opdateret: 28. oktober 2026.